Senin, 29 Juli 2019

Apa Itu SOP? dan Bagaimana Prinsip SOP?


Apa itu SOP? SOP atau standar operasional prosedur merupakan dokumen yang berisi pedoman atau acuan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat peniliaian kinerja daripada sebuah instansi atau perusahaan. SOP merupakan sebuah dokumen yang di dalamnya memuat serangkaian instruksi tertulis yang telah disahkan tentang bagaimana proses penyelesaian sebuah pekerjaan.
Pembuatan SOP memiliki banyak sekali tujuan mulai dijadikan sebagai pedoman dalam menyelesaikan tugas, sebagai standarisasi tata cara dalam menyelesaikan pekerjaan, dan sebagainya. SOP juga memiliki fungsi untuk memperlancar tugas serta untuk dijadikan sebagai bahan evaluasi dalam merancang SOP yang lebih baik dimasa mendatang.
Adanya SOP juga sering disebut dengan prosedur tetap yang mana merupakan sebuah dokumen yang di dalamnya telah ditetapkan tentang apa yang harus dilakukan oleh pekerja, kapan harus dilakukan, dimana dan siapa yang akan mengerjakannya. Adanya SOP juga meminimalisir adanya miskomunikasi dan miskoordinasi yang mungkin saja terjadi antar unit satu dengan unit yang lainnya. Dengan adanya SOP maka tumpang tindihi atau variasi dalam proses pelaksanaan suatu pekerjaan pun akan terhindarkan karena semua tahapan dan bagian-bagiannya sudah ditetapkan dalam SOP.
SOP pada umumnya disusun melalui penulisan dengan ketelitian yang tinggi. Bahan yang dimasukkan dalam SOP sendiri juga melalui koordinasi dari perwakilan masing-masing unit sehingga nantinya tidak akan terjadi kesenjangan antara berbagai unit dalam sebuah perusahaan. Pembuatan SOP juga harus memenuhi prinsip-prinsip mulai dari prinsip kemudahan dan kejelasan, prinsip keselarasan, prinsip efisiensi dan efektivitas, prinsip keterukuran, prinsip dinamis, prinsip yang berorientasi pada pengguna, prinsip kepatuhan hukum serta kepastian hukum. Adapun pelaksanaan SOP juga memiliki prinsip-prinsip sebagai berikut:
•    Konsisten
Pelaksanaan SOP harus secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, serta dalam kondisi apapun. Seluruh jajaran organisasi atau seluruh unit dalam perusahaan harus konsisten dalam melaksanakan sesuai dengan apa yang tertera dalam SOP.
•    Komitmen
Seluruh jajaran atau unit dalam sebuah perusahaan haruslah komitmen dalam melaksanakan apa yang sudah tertuang dalam SOP mulai dari level tertinggi hingga level terendah.
•    Adanya perbaikan yang berkelanjutan
SOP harus dilaksanakan secara terbuka dan harus diberikan masukan atau penyempurnaan-penyempurnaan sehingga nantinya bisa mendapatkan prosedur yang benar-benar efektif dan efisien.
•    Bersifat mengikat
SOP bersifat mengikat pelaksana atau pekerja dalam melaksanakan tugasnya. Pekerja atau pelaksana harus melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur maupun standar yang ditetapkan.
•    Semua unsur memiliki peran penting
Setiap pegawai atau unit pekerja memiliki peran penting dalam melaksanan setiap prosedur yang distandarkan. Iya SOP merupakan standarisasi yang harus dilaksanakan seluruh pekerja. Apabila ada salah satu pegawai maupun pekerja yang tidak melaksanan tugasnya sesuai dengan SOP, maka akan berdampak buruk pada keseluruhan proses yang ada. Sebab bagaimanapun juga pembuatan SOP sudah melalui pertimbangan dari berbagai unit untuk menghindari kesenjangan. Nah apabila ada salah satu unit yang tidak melaksanakan sesuai dengan SOP, maka dapat berpengaruh buruk pada unit - unit yang lain.
•    Terdokumentasikan dengan baik
Nah setiap prosedur yang telah di tetapkan seharusnya di dokumentasikan dengan baik. Maka pada umumnya SOP berbentuk sebuah dokumen. Hal ini juga memiliki beberapa tujuan, selain sebagai bukti hukum apabila nantinya terjadi penyelewengan, SOP yang telah di dokumentasikan dengan baik juga dapat digunakan sebagai referensi untuk membuat SOP yang lebih baik di masa mendatang.
Nah sekarang sudah tau kan apa itu SOP? Yang jelas, setiap perusahaan pasti memiliki yang namanya SOP apalagi perusahaan yang bergerak dibidang pekerjaan dengan aturan rumit serta jumlah pekerja yang banyak. Tentu membutuhkan SOP sebagai standarisasi dalam bekerja.

0 komentar:

Posting Komentar